Размер:
Цвет:

Галив Р.Б. Волонтеры - посредники между муниципальным автономном учреждением "Региональный историко-культурный и экологический центр" и посетителями

Добрый день, уважаемые коллеги!
         Указом Президента России 2018 год объявлен Годом добровольца (волонтера). По словам Владимира Владимировича Путина, проведение Года добровольца станет признанием заслуг перед обществом и оценкой колоссального вклада волонтеров в развитие страны.

Разрешите поделится опытом работы с волонтерами на опыте муниципального автономного учреждения "Региональный историко-культурный и экологический центр" города Мегиона.

Муниципальное автономное учреждение «Региональный историко-культурный и экологический центр» (далее – Экоцентр) единственное в муниципальном образовании городского округа города Мегиона учреждение музейного типа, включает в себя несколько структурных подразделений:

Краеведческий музей;

Центр народных художественных промыслов и ремесел;

Музейно-этнографический и экологический парк «Югра»;

Музей-стойбище рода Казамкиных;

Туристко-информационный центр;

Служба по содержанию памятников.

Ежегодно Экоцентр посещает более 23 000 тысяч человек, среди них жители города Мегиона, а также гости из других городов и поселков Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Российской Федерации, ближнего и дальнего зарубежья.

Что бы привлечь посетителей в Экоцентр мы стараемся постоянно расширять "жизненное пространство" посетителей за счет увеличения не только выставочных площадей, но и их функциональности. Современный музей должен быть неким мультикультурным пространством, где каждый сможет удовлетворить свои эстетические и духовные потребности.

Современному посетителю нужны вовлеченность, яркие впечатления, возможность окунуться и прочувствовать реальность той эпохи, того времени, о котором он хотел бы узнать во время посещения туристических мест. Удовлетворение спроса современного посетителя перемещаются в плоскость формирования новых современных турпродуктов, насыщенных интерактивностью, что позволяет выйти за границы традиционных экскурсий.

Проанализировав формы и методы работы, действуя методом проб и ошибок, с учетом материально-технических условий Экоцентра, было разработано и впоследствии внедрено много новых интерактивных мероприятий и событийных проектов: "Национальная гостиная", "В гостях у Йахли-Ики", "Вороний день", "Праздник трясогузки","Ночь сказок", " фестиваль "Мастера и ремесла", открытый городской фестиваль "Иван Купала" региональный фестиваль "Хатлые", региональная научно-практическая конференция "Мы в ответе за землю".

Все эти проекты и мероприятия, как и много других реализуются с помощью волонтеров: людей разных возрастов задействованных в интерактивных программах, мастер-классах, театрализациях. 

Как привлечь волонтеров в музей и организовать их работу на мероприятии?

Чтобы более четко представить себе, какие действия необходимо предпринять для привлечения волонтеров, рассмотрим конкретный пример из практики Экоцентра. Предположим, принято решение привлечь волонтеров к участию в открытом городском фестивале «Иван Купала».

Каковы дальнейшие действия Экоцентра?

1. Пожалуй, самое важное, - это назначить в коллективе человека или двух, которые будут отвечать за поиск и работу с волонтерами решает с ними любые организационные вопросы.

2. Далее определяется «фронт работ», согласно программы мероприятия, которую распределяется между сотрудниками и волонтерами. Работа волонтеров может быть следующей: встреча гостей у входа в музейно-этнографический парк "Югра", контроль за соблюдением посетителями правил пребывания на территории парка , консультирование посетителей о программе фестиваля, подготовка костра, проведения реконструкции славянского обряда "Купала"и т.д. Так можно сформулировать цель (реализация программы открытого городского фестиваля "Иван Купало" на территории музейно-этнографического парка "Югра") и задачи (функции потенциальных волонтеров) для привлечения добровольцев.

3. Следующим шагом является составление подробной схемы действий волонтеров. Исходя из этого, можно определить количество требующихся волонтеров.

4. Следует сразу определить формы поощрения волонтеров за выполненную работу. Как было сказано ранее, хоть доброволец и работает бесплатно, нужно его мотивировать и стимулировать к дальнейшей работе с учреждением. Самое простое – оформить именное благодарственное письмо.

5. Затем рекомендуется составить план поиска и подготовки (организационных встреч и инструктажа) волонтеров. Поиск волонтеров необходимо начать как минимум за 1-1,5 месяца до начала мероприятия. А подготовку волонтеров нужно запланировать за неделю перед мероприятием – с 11 мая по 16 мая (сразу после майских праздников).

6. Далее будет необходимо определиться с каналами поиска волонтеров. Идем в колледжи и вузы. Выкладываем информацию о том, что набираются волонтеры, на сайт Экоцентра и на его страницы в социальных сетях. Также не лишним будет разместить объявление о наборе волонтеров на видном месте в самом учреждении, в зоне афиш и т.д.

7. Здесь необходимо сказать несколько слов о сотрудничестве с вузами. Начиная работу по привлечению добровольцев, следует иметь ввиду, что прежде чем непосредственно обращаться к студенческой аудитории, лучше всего вести переговоры с руководителями факультетов о направлении в музей наиболее активных студентов. Поэтому будет нелишним заранее обговорить с руководителями факультетов возможность регулярного прохождения студентами практики в музее (с заключением соответствующего договора).

8. Теперь остается ждать звонков и писем от волонтеров. Они, скорее всего, будут. И требуется оперативно на них реагировать. Особенно это касается электронных писем, на которые надо отвечать сразу же после получения, а не через неделю-полторы (в противном случае пыл потенциальных волонтеров может резко уменьшится). Каждого добровольца необходимо пригласить на собеседование, чтобы ему можно было более обстоятельно рассказать о самом мероприятии, о том, какие функции он будет выполнять, - тем самым наладить «живой контакт» с потенциальным волонтером.

12. Проводим для волонтеров маленькую служебную экскурсию по музею, показать, где туалеты, запасный выход, кабинет директора, экспозиционные залы и т.д. Также важно провести с волонтерами дополнительный инструктаж по технике безопасности в музее.

13. Следует помнить об ответственности учреждения за безопасность привлеченных волонтеров в период проведения мероприятия. Это значит, что необходимо выделить место для того, чтобы волонтеры могли раздеться, оставить вещи, отдохнуть, выпить воды или чаю, позвонить. Также необходимо заранее позаботиться об организации транспорта для волонтеров.

14. В ходе мероприятия ответственному за волонтеров сотруднику не стоит расслабляться. Необходимо несколько раз обойти всех волонтеров, чтобы проверить, как они справляются со своими обязанностями, не нужна ли им помощь, не надо ли их подменить «по техническим причинам», и т.д.

16. После окончания мероприятия музейному специалисту рекомендуется проанализировать свою работу с волонтерами, получить оценку поведения добровольцев со стороны коллег, а также «обратную связь» от самих волонтеров, чтобы учесть ошибки и не повторять их в будущем.

17. Для волонтеров, принявших участие в открытом городском фестивале «Иван Купало», следует подготовить именные благодарственные письма и провести их вручение в торжественной обстановке. Желательно на вручении сделать хорошие фотографии, которые можно разослать самим волонтерам на память о мероприятии, а также выложить на сайт учреждения и в его соц. сети.

18. Важная рекомендация - после мероприятия необходимо систематизировать все контакты волонтеров. Так у учреждения будет создаваться база волонтеров, потенциал которых был выявлен «на деле».       

Итак, на основе фестиваля «Иван Купала» показан один из примеров привлечения волонтеров в Экоцентр, оптимальной организации работы и формирования первоначальной базы волонтеров. В идеале, все музеи должны стремиться к тому, чтобы на их площадке функционировали специализированные Службы волонтеров или Клубы друзей музея. Но, как показывает опыт, работа в этом направлении должна вестись постоянно, системно и определенным штатным сотрудником учреждения. При этом условии в функции этого сотрудника будет входить ведение базы волонтеров, формулирование технического задания для волонтеров (при содействии коллег) по текущим проектам учреждения знакомство волонтеров с внутренними правилами, топографией учреждения, правилами охраны труда, техники безопасности, противопожарной безопасности.

Также для организации работы Службы волонтеров придется предусмотреть наличие в учреждении таких документов, как Положение о Службе волонтеров, Анкета волонтера и Договор на выполнение работ в качестве волонтера. Положение нужно для того, чтобы четко определить цели, задачи, права и обязанности как со стороны музея, так и волонтера в рамках сотрудничества.

Для корректного оформления вышеуказанных документов следует ознакомиться с ФЗ № 135 «О Благотворительной деятельности и благотворительных организациях», где в статье 7.1. описаны правовые условия осуществления добровольцами благотворительной деятельности. Главное, о чем следует помнить, что волонтер, в целом, должен нести ответственность за своевременное и качественное выполнение добровольных работ, исполнение внутримузейных правил, этичное отношение к посетителям и сотрудникам музея, бережное отношение к имуществу учреждения.

На сегодняшний день в Экоцентре существует дружная команда волонтёров: это люди разного возраста и разных интересов, но объединяет их одно — желание безвозмездно потрудиться и помочь музею, а также приобрести знание, опыт и навыки.

Галив Руслана Богдановна,

директор МАУ «Региональный историко-культурный и экологический центр», город Мегион

Опубликовано: 18.04.2018 16:58        Обновлено: 18.04.2018 16:58